Zu allen Produkten gehört eine ganze Reihe an Dokumenten: etwa Gebrauchsanweisungen, Sicherheitsdatenblätter, Handbücher und technische Unterlagen. Darin finden sich wichtige Angaben zu Qualität, Inhalt, Zusammensetzung und Verwendung des Produkts. Diese Informationen müssen allen berechtigten Mitarbeitern zur Verfügung stehen. Sie leben von Vollständigkeit, Korrektheit und Aktualität. Gar nicht so einfach in einer Zeit, in der Entwicklungsdynamik und Komplexität medizintechnischer Geräte stetig zunehmen.
Elektronisches Format
Laut EU-Verordnung Nr. 207/2012 können Gebrauchsanweisungen für Medizinprodukte auch in elektronischer Form bereitgestellt werden. Das ermöglicht den Herstellern eine schnellere, kostengünstigere und umweltfreundlichere Erstellung und Aktualisierung der Unterlagen. Außerdem können ergänzende Multimedia-Formate wie Videos die Verständlichkeit erhöhen.
Produktinformationen einfach verwalten
Mit modernen Technologien, wie einer digitalen Plattform, ist es möglich, Produktinformationen bereitzustellen, über Aktualisierungen zu informieren und die Verwaltung der Dokumente zu erleichtern. Eine solche Lösung bietet die Supedio GmbH mit dem Digitalen Informations-Center (DIC) an. Es ist das zentrale Online-Verzeichnis für alle relevanten Produktinformationen – von Gebrauchsanweisungen über Sicherheitsdatenblätter und Verfahrensanweisungen bis hin zu Handbüchern oder technischen Unterlagen.
Gesteuerter Zugriff
Mit dem DIC ist ein einheitlicher Zugriff auf aktuelle und umfassende Produktinformationen des Herstellers gewährleistet. Für alle Mitarbeiter können selbstständig Benutzerkonten angelegt und mit unterschiedlichen Berechtigungen versehen werden.
Vollständig durchsuchbar
Zu den Dokumenten gehört eine Verschlagwortung mit beispielsweise Klassifikationen oder Informationen zur Einweisungspflicht. Mittels Volltextsuche kann der Nutzer gezielt nach Stichwörtern suchen, die im Text der Dokumente vorkommen. So kann er sehr schnell umfangreiche Dokumente durchsuchen und Informationen zu einer besonderen Funktion oder einer Fehlermeldung finden – ohne mühsames Blättern in Papierdokumenten.
Immer aktuell
Im Workflow ist zudem hinterlegt, dass die Klinik automatisch informiert wird, wenn vom Hersteller neue Dokumente ins DIC geladen oder Änderungen vorgenommen wurden. Die aktualisierten Dokumente werden dabei archiviert. Schließlich ist die medizinische Einrichtung verpflichtet, beispielsweise Versionen eines Sicherheitsdatenblattes über mehrere Jahre aufzubewahren.
Sicherheit mit Zertifikat
Das DIC liefert seinen Anwendern geprüfte und bestätigte Sicherheit. So haben die TÜViT und der Verband für Organisations- und Informationssysteme (VOI) das DIC für Ordnungsmäßigkeit, Vollständigkeit, Unveränderbarkeit, Verfügbarkeit und Nachvollziehbarkeit zertifiziert – auch für medizinische Dokumente. Zudem wird attestiert, dass ein Einsatz unter Einhaltung der DSGVO-Richtlinien technisch gewährleistet wird.
Wie das DIC konkret die kaufmännische Leitung, die Einkaufsleitung, die Pflegedienstleitung, den Hygiene- und Arbeitsschutz, das Facility Management, die IT-Mitarbeiter, die Medizintechnik, die Apotheke und das Qualitätsmanagement unterstützt, erfahren Sie in unserem Whitepaper und auf unserer Webseite.