Seit November 2020 sind alle Lieferanten und Dienstleister des Bundes dazu verpflichtet, Rechnungen ab einer Höhe von 1.000 Euro in einem elektronischen Datenformat zu erzeugen, zu übermitteln und über die Aufbewahrungsfrist sicher zu speichern. Derselbe Stichtag galt für Auftragnehmer des Landes Bremen – dem Vorreiter unter den Bundesländern.
Das ist nun eine Weile her. Was gibt es Neues zur E-Rechnung?
Ab 01.01.2022 sind nun auch Auftragnehmer der öffentlichen Verwaltung der Länder Baden-Württemberg, Hamburg und Saarland zum Versand elektronischer Rechnungen verpflichtet. Weitere folgen mit Mecklenburg-Vorpommern 2023 sowie Hessen und Rheinland-Pfalz 2024.
Inzwischen hat die E-Rechnung deutlich an Fahrt aufgenommen. Laut Bitkom e.V. versendeten 2021 43 Prozent der Unternehmen E-Rechnungen – im Gegensatz zu 30 Prozent 2020 und 19 Prozent 2018. Ein besonderer Anstieg war in KMU zu verzeichnen, wo sich der Anteil im letzten Jahr von 22 auf 43 Prozent fast verdoppelte.
Papierrechnungen und auch PDF-Rechnungen gehören damit der Vergangenheit an. Eine E-Rechnung muss die Vorgaben der Europäischen Norm EN 16931 entsprechen. Das Standardformat in Deutschland heißt XRechnung. Als Alternative wird das Format ZUGFeRD akzeptiert.
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Die Einreichung von Rechnungen an Bundesbehörden erfolgt über die zentralen Portale ZRE (unmittelbare Bundesverwaltung, z.B. Ministerien und Bundesbehörden) und OZG-RE (mittelbare Bundesverwaltung, z.B. selbstständige Einrichtungen mit Aufgaben des Bundes). Bundesländer haben zum Teil eigene Portale eingerichtet, an die E-Rechnungen per E-Mail, De-Mail, Upload oder PEPPOL übermittelt werden können. Der Empfänger muss dabei auf der E-Rechnung immer mit einer sogenannten Leitweg-ID adressiert werden. PEPPOL ist ein Kommunikationsnetzwerk für den europaweiten Versand von E-Rechnungen an Behörden-Portale und Unternehmen. Hierfür wird eine PEPPOL-Account benötigt oder ein externer Dienstleister übernimmt den Job.
Die Wahl des richtigen Dienstleisters, der direkt Ihre PDF-Rechnungen verarbeitet, daraus E-Rechnungen im gewünschten Format erstellt und diese versendet, kann der Umstellung den Schrecken und Aufwand nehmen.
Professionelle E-Rechnungsservices für die Erstellung und den Versand elektronischer Rechnungen
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E-Mail: ehrenburg@supedio.com, Telefon: 0351-418816860