Die Basis der Supply-Chain: Produktstammdaten
Stammdaten sind die wesentlichen Grunddaten jeder medizinischen Einrichtung und jedes Unternehmens. Sie beinhalten Informationen zu Produkten, Lieferanten, Patienten, Kunden und Mitarbeitern. Valide Stammdaten sind wesentlich für eine ganze Reihe nachgelagerter Prozesse. Sie sind die Grundlage für Digitalisierung und Automatisierung.
Im Folgenden geht es um Produktstammdaten, die Produkte eindeutig klassifizieren. Hierzu gehören Bezeichnungen, Artikelnummern, Global Trade Item Numbers (GTIN), Maßeinheiten und Bestelleinheiten. Produktstammdaten werden intern von verschiedenen Abteilungen benutzt aber auch über die Unternehmensgrenzen hinweg mit Geschäftspartnern ausgetauscht. Hier lässt sich bereits erahnen, wozu eine schlechte Qualität dieser Daten führen kann.
Wer ist verantwortlich? Für korrekte Produktstammdaten und ihre Bereitstellung ist allein der Hersteller verantwortlich. Weiter Informationen zur Haftung für valide Produktstammdaten finden Sie hier.
Krankenhäuser kaufen eine enorme Vielzahl an Artikeln ein, von Haustechnik, Lebensmitteln und Textilien über Arzneimittel, Verbrauchsmaterialien und Implantate bis zu Investitionsgütern, Energie und Dienstleistungen. In einem Universitätsklinikum sind mehrere Zehntausend Produktstammdaten nicht selten.
Elektronische Stammdatensynchronisation
Die digitale Transformation hält auch im Krankenhaus-Einkauf Einzug. Noch nutzt nur jedes Dritte Krankenhaus elektronische Beschaffungslösungen [1]. Von den im BVMed organisierten Medizintechnikunternehmen verwenden 44 Prozent digitale Lösungen im Einkauf [2].
Für den digitalen Einkauf sind fehlerfreie, valide Produktstammdaten essenziell. Sie müssen eindeutig definiert werden und in allen beteiligten Systemen (zum Beispiel KIS, ERP, OP-Dokumentationssystem) identisch vorliegen. Ein fehlerfreier digitaler Bestellprozess ist jedoch nur möglich, wenn auch der entsprechende Geschäftspartner über identische Daten verfügt. So wird gewährleistet, dass die elektronischen Systeme die gleiche Sprache sprechen und ein reibungsloser Datenaustausch ohne manuelles Eingreifen möglich ist. Die elektronische Stammdatensynchronisation zwischen Hersteller/Lieferant und Krankenhaus ist nach wie vor eine große Herausforderung.
Ein wesentlicher Grund hierfür ist neben der geringen inhaltlichen Datenqualität die Vielzahl der Informationsaustausch-Formate, obwohl für elektronische Katalogformate im Gesundheitswesen der GS1 XML CIN Standard vereinbart wurde. Diese Vielfalt erfordert es, dass Hersteller und Lieferanten oft unterschiedliche Formate bereitstellen müssen. Oder das Krankenhaus muss das Format des Herstellers in das Eigene umwandeln. Diese Konvertierung ist alles andere als effizient und zudem eine enorme Fehlerquelle.
Ideal wäre eine Lösung, die Krankenhäuser und Lieferanten – bis zum durchgängigen Einsatz der vereinbarten Standard-Austauschformate – mit den eigenen Formaten anbindet und die fehlerfreie elektronische Kommunikation auf der Basis inhaltlich synchroner Austausch-Formate zwischen den Geschäftspartnern ermöglicht.
Produktstammdaten im elektronischen Datenaustausch
Electronic Data Interchange (EDI) ist die digitale Übertragung strukturierter Daten zwischen Geschäftspartnern. Damit können Dokumente im Bestellprozess (Bestellung, Auftragsbestätigung, Lieferschein, Rechnung) in einem standardisierten elektronischen Format zwischen Krankenhaus und Lieferant übertragen werden. Diese standardisierten Nachrichten können von den IT-Systemen der Geschäftspartner automatisch weiterverarbeitet werden, so dass sich viele manuelle Schritte einsparen und Fehler vermeiden lassen.
EDI verspricht schnelle, fehlerfreie Prozesse ohne manuelles Eingreifen und ohne Medienbruch. Die Voraussetzung hierfür sind jedoch inhaltlich valide Produktstammdaten auf beiden Seiten. Besitzt ein Produkt bei Lieferant und Krankenhaus verschiedene Artikelnummern, dann sind Fehler im elektronischen Bestellprozess vorprogrammiert. Und wie soll die Bestellung korrekt übermittelt werden, wenn im Krankenhaus die falsche Global Location Number (GLN) des Lieferanten hinterlegt ist? Die Hälfte der fehlerhaften EDI-Transaktionen geht auf mangelhaft abgestimmte Stammdaten zurück [3].
Vor Beginn eines EDI-Projekts müssen also erst einmal die Produktstammdaten in Ordnung gebracht und mit den Geschäftspartnern ausgetauscht werden. Umso besser, wenn der EDI-Dienstleister auf korrekte Produktstammdaten achtet.
Am Ende gilt die alte Informatiker-Regel Garbage In, Garbage Out. EDI beginnt mit validen und synchronen Stammdaten. Wer dies nicht beachtet, zahlt meist viel Geld an Clearing-Services, die fehlerhafte Produktstammdaten für einen konkreten Bestellvorgang zwischen zwei Geschäftspartnern bereinigen, oder handelt sich eine Menge Fehler im Bestellprozess ein.
In einer Vergleichsstudie ermittelten Vermeer et al., dass die EDI-Nutzung die Bearbeitungszeiten im Unternehmen um 64 Prozent verringerte – ein enormer Zeitgewinn im Vergleich zu manuellen Bestellprozessen. Eine schlechte Datenqualität reduzierte jedoch den EDI-bedingten Zeitgewinn deutlich, da hier eine aufwändige Fehlerkorrektur erfolgen musste [4].
Fazit: Nur mit validen Produktstammdaten kann das volle Potenzial von EDI ausgeschöpft werden.
Schlechte Datenqualität
Fehlerhafte Daten sind nichts Neues. Im Rahmen der Digitalisierung sind die Effekte jedoch offensichtlicher und die Auswirkungen stärker. Während der Sachbearbeiter die eine oder andere Zusatzinformation kennt und mit bestimmten Fehlern umgehen kann, arbeiten Maschinen nach strikten Regeln. Hier gibt es nur richtig oder falsch, so dass sich Datenfehler gnadenlos ausbreiten.
Eine Ursache der schlechten Datenqualität ist das in vielen Unternehmen vernachlässigte Stammdatenmanagement. In einer branchenübergreifenden Studie stuften 85 Prozent der Unternehmen ihr Stammdatenmanagement als mittelmäßig beziehungsweise schlecht ein [5].
Wenn die Stammdatenqualität bereits beim Erzeuger der Daten (Hersteller) zu wünschen übrig lässt, dann ist es nicht verwunderlich, dass es mit der Datenqualität beim Geschäftspartner (Krankenhaus) nicht besser aussehen kann. Typische Beispiele für Datenfehler sind [6]:
falsche Bestellmengeneinheiten,
falsche IDs durch manuelle Fehler bei der Datenbearbeitung,
falsche Information durch ein nicht aktuelles Sicherheitsdatenblatt (MSDS),
fehlerhafter Langtext, keine Unterscheidung zwischen zwei verschiedenen Dosierungen möglich.
Fehlerhafte Daten kosten viel Geld. Sie erfordern beispielsweise einen hohen Personalaufwand für die nachträgliche, manuelle Bereinigung von Fehlern, führen zu Lieferverzögerungen oder Fehllieferungen, die hohe zusätzliche Kosten verursachen und letztendlich die Behandlungsqualität beeinträchtigen.
Auswirkungen auf die Behandlungsqualität
Wenn Prozesse digital, schnell und fehlerfrei ablaufen, dann wirkt sich das nicht nur auf Sachkosten und Ressourcen, sondern auch auf die Versorgungsqualität der Patienten aus. Der Leitspruch lautet hier: Das richtige Produkt zur richtigen Zeit am richtigen Ort. Demzufolge sind synchrone und valide Produktstammdaten nicht nur für Beschaffung und Logistik wichtig, sondern auch für patientennahe Prozesse.
Durch eine maschinenlesbare Identifikation (Barcode) der Verbrauchsgüter können sie den einzelnen Verbrauchsorten im Krankenhaus zugeordnet werden. Die einfache, schnelle und zuverlässige Identifizierung von Medizinprodukten erlaubt außerdem die Zuordnung zu individuellen Patienten und erfüllt damit die Nachweispflichten in der Behandlungsdokumentation (Order-to-Patient).
Durch valide Produktstammdaten, die in verschiedenen Krankenhaussystemen synchron vorliegen, können weiterhin Verfallsdaten (weniger Produktverfall) und Produktrückrufe anhand der Chargennummern besser gesteuert werden.
Das aktuelle Bild in vielen Krankenhäusern sieht jedoch anders aus. Die Anwender von Medizinprodukten sind derzeit häufig mit Einschränkungen konfrontiert [7]:
Fehlen einer eindeutigen Produktbezeichnung, Version, Variante oder Software-Stand,
keine maschinenlesbaren Datenträger, wie Barcodes, zur eindeutigen Produktidentifikation,
vorhandene Datenträger sind nur eingeschränkt oder gar nicht nutzbar, weil sie keiner gängigen Norm entsprechen.
Diese Mängel erfordern einen hohen Arbeitsaufwand und bergen die Gefahr von Verwechselungen entlang der gesamten Behandlungs- und Logistikkette, von der Bestellung über die externen und internen Beschaffungs- und Belieferungswege bis hin zur Anwendung und zur Dokumentation.
Verbesserungen können nur moderne, integrierte IT-Systeme bringen, die antiquierte Insellösungen ersetzen und die entsprechenden Informationen automatisiert und zuverlässig austauschen.
Lösungen für hohe Datenqualität
Die Qualität der Produktstammdaten im Gesundheitswesen zu verbessern, schreibt sich das Institut für Datenvalidierung und Datenmanagement im Gesundheitswesen (IDDG e.V.) auf die Fahnen. Der IDDG e.V. ging aus dem in der BMWi-Initiative „Mittelstand Digital“ geförderten Forschungsprojekt „Standards zur Unterstützung von eCommerce im Gesundheitswesen (eCG)“ der Hochschule Niederrhein hervor, an dem unter anderem auch der BVMed beteiligt war. Der IDDG e.V. bietet Medizintechnikherstellern eine inhaltliche Stammdatenvalidierung auf Basis eines Regelwerks von Prüfparametern und Korrelationen inklusive Zertifikat an. Das Ziel der neutralen und unabhängigen Prüfinstanz ist es, inhaltlich validierte Produktinformationen bei allen Geschäftspartnern verfügbar zu machen. Die Stammdatenverantwortung bleibt dabei beim Hersteller der Produkte.
Weitere Validierungs-Regelwerke zur Prüfung von Produktstammdaten sind die Validation Rules des Global Data Synchronization Network (GDSN) sowie die Content Validation Network (COVIN)-Regeln. Das COVIN-Regelwerk fließt auch in die Prüfroutine des IDDG e.V. ein.
Datennutzer, wie Krankenhäuser, ambulante Zentren, Ärzte, Einkaufgemeinschaften oder EDI-Provider, können geprüfte Produktstammdaten direkt von der Industrie oder über Stammdatenbeschaffungs-Quellen beziehen. Solche Quellen sind der Datenpool des GDSN, das Healthcare Content Data Portal HCDP dreier Einkaufsgemeinschaften oder das TransferPortal der Class.Ing Software GmbH & Co. KG.
Auch wenn es bereits gute Lösungsanzeige für das Stammdatenproblem gibt, die Praxis im Krankenhaus ist nach wie vor nicht einfach. Wie ist es um die Qualität der Produktstammdaten in Ihrer Einrichtung bestellt? Sind Sie bereit für die digitale Zukunft?
Quellen
[1] Lünendonk GmbH (Hrsg.); Whitepaper: Mehr Effizienz im Einkauf von Krankenhäusern und Kliniken, E-Procurement-Lösungen für die Einbindung auch kleinerer Lieferanten; 2015
[2] BVMed-Newsletter 49/19; herausgegeben vom Bundesverband Medizintechnologie e.V.; 2019
[3] Schemm J.W.; Zwischenbetriebliches Stammdatenmanagement: Lösungen für die Datensynchronisation zwischen Handel und Konsumgüterindustrie; Springer-Verlag; 2009
[4] Vermeer B.H.P.J.; How important is data quality for evaluating the impact of EDI on global supply chains? Proceedings of the 33rd Annual Hawaii International Conference on System Sciences; 2000
[5] Lünendonk GmbH (Hrsg.); Revival der Stammdaten; 2016
[6] Rathmer A. & Reepmeyer J.-A.; Wer haftet für valide Produktstammdaten? MTD-Verlag 05/2017
[7] Aktionsbündnis Patientensicherheit e.V. (Hrsg.); Handlungsempfehlung. Patientensicherheit bei der Anwendung von Medizinprodukten fördern: Eindeutige Identifikation und jederzeit verfügbare Begleitinformationen gewährleisten; 2017